Di zaman serba digital seperti saat ini, pemakaian aplikasi digital jadi salah satu perihal penting dalam mempermudah komunikasi. Menolong pekerjaan supaya lebih gampang, tidak hanya itu kedudukan aplikasi digital saat ini pula dapat mendukung produktivitas kerja. Di tiap-tiap organisasi/industri, mulai dari pemerintahan, BUMN, Pendidikan serta swasta. Salah satu kegiatan yang sangat terbantu dengan terdapatnya aplikasi digital yaitu kegiatan pengelolaan surat-menyurat serta disposisi. Hal ini yang banyak ditemukan dalam kegiatan kamu tiap hari di kantor. Aplikasi tersebut merupakan aplikasi e-Office Persuratan serta Disposisi. Dalam artikel kali ini kita akan mengenal lebih jauh tentang fitur – fitur e-office.

Nah supaya kamu tidak salah pilih saat memakai aplikasi e-Office Persuratan serta Disposisi di tempat kerja maka hendaknya perhatikan aspek-aspek berikut ini:

Keamanan Data

Keamanan informasi jadi perihal yang utama dalam suatu aplikasi digital online. Sebab dengan kecanggihan teknologi semacam saat ini, pastinya akan terus menjadi mutahir pula para oknum-oknum yang tidak bertanggungjawab. Tindakan dalam melaksanakan pencurian informasi secara digital yang dapat disalahgunakan.

Untuk itu perlu kamu tahu apakah aplikasi yang akan kamu pakai telah dilengkapi keamanan yang cukup atau belum. Supaya kamu tidak takut akan kebocoran data-data. Maka kamu wajib pelajari tentang keamanan informasi yang terdapat pada aplikasi e-Office yang hendak kamu pakai. Konsultasikan terlebih dahulu kepada penyedia aplikasi eoffice.

Kapasitas Penyimpanan serta Penggunaan

Kapasitas storage pada aplikasi e-Office yang hendak kamu pakai pula ialah perihal penting. Sebab aplikasi e-Office nyatanya pula memerlukan ruang untuk penyimpanan dokumen serta surat secara digital. Untuk itu, kamu selaku pengguna wajib mengetahui apakah aplikasi yang hendak kamu pakai nanti bisa untuk memfasilitasi kegiatan persuratan serta jumlah penggunanya.

User Friendly

Bermacam fitur yang terdapat pada Aplikasi e-Office Persuratan serta Disposisi, wajib gampang dimengerti serta mudah digunakan oleh pengguna yang awam sekalipun. Sebab akan percuma, apabila aplikasinya bagus serta modern namun sulit dimengerti alurnya serta sulit dugunakan. Buat itu kamu butuh melihat seperti minta di demokan, apakah aplikasi yang ditawarkan dapat dengan gampang digunakan ataupun tidak oleh pengguna di lembaga/organisasi.

Fitur-fitur Sesuai Kebutuhan

Sebelum kamu memakai aplikasi e-Office Persuratan serta Disposisi, yakinkan pula aplikasi yang ditawarkan vendor. Apakah fitur-fitur eoffice tersebut telah sesuai dengan kebutuhan di tempat kamu ataupun tidak. Jangan sampai dalam hal ini kamu menggunakan aplikasi e-Office yang memiliki berbagai fitur yang tidak sesuai dengan berbagai kebutuhan yang ada di tempat kamu. Integra berkomitment untuk memberikan konsultasi agar aplikasi eoffice sesuai dengan kebutuhan instansi kamu.

Support After Sales

Untuk sebuah support after sales yaitu suatu perihal penting yang sangat kamu butuhkan sebagai salah satu pengguna dari aplikasi e-Office. Sebab jangan sampai sehabis kamu membeli ataupun memakai layanan aplikasi e-Office, tidak terdapat support yang baik dari vendor.

Kamu wajib betul-betul memilih penyedia aplikasi yang sediakan layanan support after sales. Jadi apabila terdapat yang tidak sesuai ataupun terdapat yang butuh dipertanyakan, senantiasa dapat di support oleh penyedia aplikasinya.

Sesuai Budget serta Kebutuhan

Ini pula wajib dicermati, saat kamu akan memakai ataupun membeli aplikasi e-Office. Yakinkan sesuai dengan anggaran serta kebutuhan kamu. Jangan sampai kamu membeli/memakai aplikasi yang over budget.

Sementara itu apabila tidak sesuai dengan kebutuhan yang terdapat di tempat kamu, pastinya kamu akan mengidap kerugian serta membuat anggaran kamu membesar. Serta buat kamu wajib lebih teliti dalam memilih aplikasi serta vendor penyedianya.

Berikut Fitur – Fitur e-Office Integra

  • Surat Masuk

Pencatatan surat masuk dari lembaga lain dilengkapi atribut surat, upload dokumen serta tujuan penerima.

  • Disposisi

Fitur eoffice berikutnya adalah kemudahan dalam distribus / disposisi surat masuk secara berjenjang.

  • Surat Keluar

Pencatatan dan Pembuatan Surat Keluar yang diperuntukan untuk lembaga lain beserta dengan atribut surat.

  • Laporan Surat

Pencatatan Rekap Surat Masuk dari Lembaga lain dilengkapi atribut pesan, upload dokumen serta tujuan penerima.

  • Konsep Surat

Membuat rancangan ataupun draft surat keluar bisa dibuat langsung dari Aplikasi E-Office.

  • Check Surat

Pengecekan Surat Masuk serta Surat Keluar.

  • Surat Internal/Memo

Kebutuhan pendistribusian surat memo di lingkungan internal kantor langsung dari aplikasi E-Office.

  • Penomoran Otomatis

Pemberian nomor surat keluar serta nomor jadwal surat masuk dengan pengaturan format yang flexible.

  • Pengaturan Struktur Organisasi

Proses pengaturan struktur organisasi yang mengampu aplikasi e-office mudah diatur dan disesuaikan.

  • Tracking / Timeline Perjalanan Disposisi

Aplikasi e-office integra dilengkapi fitur tracking untuk memantu proses disposisi surat.

  • Email & WhatsApp Notifikasi

Aplikasi e-office integra dilengkapi dengan notifikasi surat masuk/disposisi melalui email dan whatsapp.

  • API Integrasi

Aplikasi e-office integra dilengkapi dengan fitur API untuk melakukan integrasi dengan sistem lain yang sudah berjalan seperti Sistem kepegawaian, HRIS, dll.

  • Tanda Tangan Digital

Fitur eoffice integra berikutnya yang menarik adalah bisa disediakan fitur tanda tangan digital yang sertifikat elektroniknya bisa integrasi dengan BSrE – Balai Sertifikasi Elektronik atau dengan penyedia sertifikat elektronik lain.

Inilah beberapa informasi seputar aplikasi eoffice dan fitur-fitur eoffice yang bisa mempermudah semua kegiatan kamu dalam bekerja. Untuk melihat detail fitur aplikasi e-office integra bisa dicek di tautan berikut ini.

Berita Lainnya