Apa itu Aplikasi E-Office?
Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta internet telah menjadi alat kekuatan untuk memikirkan kembali sistem pemerintahan dengan model yang baru. Teknologi Informasi dan Internet mendorong transformasi dan paradigma birokrasi tradisional (yang menekankan kepada standarisasi, rutinitas, spesialisasi, fokus internal dan kewenangan), menuju paradigma e-government (yang menekankan kepada membangun jaringan yang terkoordinasi, kerjasama eksternal dan orientasi pelayanan kepada customer/masyarakat sebagai fokusnya). Oleh karena itu TI menjadi salah satu elemen utama dalam memperbaiki sistem managerial pemerintahan.
Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah. Teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung tugas pokok dan fungsi belum dimanfaatkan secara maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menjunjang administrasi perkantoran.
Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah pusat dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi pemerintah. Dengan mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi, penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance). Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronik di lingkungan instansi pemerintah untuk mendukung program sistem pemerintahan berbasis elektronik – SPBE.
Dengan adanya aplikasi E-Office integra, instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien.
Maksud & Tujuan
Sistem E-Office ini dimaksudkan untuk memfasilitasi Pemerintah Daerah dalam pengelolaan dokumen surat menyurat dan aktivitas perkantoran secara online.
Memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara elektronik.
Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat menyurat dan pelayanan publik.
Mempercepat pengelolaan Tata Naskah Dinas secara Elektronik.
Mewujudkan birokrasi modern yang efektif dan efisien di Instansi Pemerintah.
Adapun tujuan penerapan sistem E-Office di instansi Pemerintah baik pusat maupun daerah adalah untuk :
Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.
Menghindari terjadinya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas.
Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum.
Terciptanya birokrasi modern yang efektif dan efisien di intansi pemerintah daerah / SKPD.
Alur Sistem Surat Masuk
Surat Masuk & Disposisi
Surat yang masuk ke instansi diterima oleh bagian Tata Usaha / agendaris. Kemudian oleh petugas tata usaha data dari surat tersebut dientrikan ke dalam aplikasi e-office dan di scan untuk mengarsipkan surat secara digital pada aplikasi. Selanjutnya surat siap untuk di distribusikan / di disposisi secara elektronik kepada penerima surat.
Penerima surat akan membaca data surat masuk melalui aplikasi, dan membaca file digital dari surat tersebut. Selanjutnya, proses disposisi bisa dilakukan pada aplikasi dan pimpinan dapat mengetahu posisi surat sampai dengan tindak lanjut dari surat tersebut.
Alur Sistem Surat Keluar
Surat Keluar
Staf mengajukan konsep yang akan diparaf/koreksi oleh pejabat/pimpinan/atasan. Apabila surat telah disetujui, maka akan diajukan kepada pejabat penandatangan untuk meminta tanda tangan atas surat tersebut. Surat yang yang telah ditandatangi, dikirimkan ke pejabat diatasnya untuk meminta tanda tangan atasannya tersebut, kemudian setelah disetujui oleh pimpinan tertinggi, surat diserahkan ke Tata Usaha untuk diberikan Nomor Surat Keluar, discan dan dikirimkan ke tujuan surat.
Pada aplikasi E-Office, proses mekanisme permohonan petunjuk, koreksi dan tindak lanjut, tanda tangan dapat dilakukan secara elektronik/online.
Fitur Aplikasi E-Office
Beberapa Modul Aplikasi E-Office Integra Indonesia
Pengaturan Data Pegawai
Pengaturan Jabatan/Golongan
- Pengaturan Struktur Organisasi
Pengaturan Kategori dan Sifat Surat
Penomoran Surat Otomatis
Surat Masuk
Surat Keluar
Disposisi Surat
Timeline Perjalanan Disposisi
Tutup/Pengembalian Disposisi
- Pencarian Surat
- Agenda Pimpinan & Staff
- E-Filling (Pengarsipan Digital)
- Dashboard Executive
- Laporan
- Pengumuman
- Forum Diskusi
- Email Notifikasi
- WhatsApp Notifications
- API integrasi ke sistem lain
Keunggulan E-Office
Keunggulan Aplikasi E-Office Integra Indonesia
