Aplikasi Persuratan Digital

Ingin mudah mengelola persuratan?

E-Surat integra solusinya! Gunakan layanan aplikasi e-surat dari kami untuk membantu memudahkan urusan persuratan dan disposisi di instansi anda. Dengan menggunakan aplikasi e-surat akan mendukung efektifitas kinerja di lingkungan anda.

Hubungi Kami

Apa itu Aplikasi E-Surat?

E-Surat merupakan bagian dari sistem pengelolaan administrasi perkantoran yang biasa dikenal dengan istilah e-office. E-Surat dikhususkan untuk pengelolaan administrasi persuratan dilingkungan instansi seperti pemerintahan, kampus, perusahaan, yayasan, dan sebagainya.

Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta internet telah menjadi alat kekuatan untuk memikirkan kembali sistem pengelolaan instansi dengan model yang baru. Teknologi informasi dan internet mendorong transformasi dan paradigma birokrasi tradisional (yang menekankan kepada standarisasi, rutinitas, spesialisasi, fokus internal dan kewenangan), menuju paradigma e-government (yang menekankan kepada membangun jaringan yang terkoordinasi, kerjasama eksternal dan orientasi pelayanan kepada customer/masyarakat sebagai fokusnya). Oleh karena itu teknologi informasi menjadi salah satu elemen utama dalam memperbaiki sistem manajerial instansi.

Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan kebutuhan persuratan pada setiap instansi. Teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung tugas pokok dan fungsi belum dimanfaatkan secara maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menunjang administrasi perkantoran.

Aplikasi Persuratan Elektronik Integra

Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi baik instasi pemerintah maupun swasta sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai. Karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi. Dengan mengubah sistem manual atau konvensional ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi, penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan manajemen administrasi perkantoran yang lebih baik. Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronik di lingkungan instansi pemerintah maupun swasta untuk mendukung program sistem pemerintahan berbasis elektronik – SPBE.

Dengan adanya aplikasi E-Surat integra, instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien.

Maksud & Tujuan

Sistem E-Surat ini dimaksudkan untuk memfasilitasi instansi pemerintah maupun swasta dalam pengelolaan dokumen surat menyurat dan aktivitas perkantoran secara online.

  • Memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara elektronik.

  • Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat menyurat dan pelayanan publik.

  • Mempercepat pengelolaan Tata Naskah Dinas secara Elektronik.

  • Mewujudkan birokrasi modern yang efektif dan efisien di Instansi Pemerintah.

Adapun tujuan penerapan sistem E-Surat di instansi Pemerintah maupun swasta baik pusat maupun daerah adalah untuk :

  • Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.

  • Menghindari terjadinya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas.

  • Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum.

  • Terciptanya birokrasi modern yang efektif dan efisien di intansi pemerintah daerah / SKPD.

Alur Sistem Surat Masuk

Surat Masuk & Disposisi

Surat yang masuk ke instansi diterima oleh bagian Tata Usaha / agendaris. Kemudian oleh petugas tata usaha data dari surat tersebut dientrikan ke dalam aplikasi e-surat dan di scan untuk mengarsipkan surat secara digital pada aplikasi. Selanjutnya surat siap untuk di distribusikan / di disposisi secara elektronik kepada penerima surat.

Penerima surat akan membaca data surat masuk melalui aplikasi, dan membaca file digital dari surat tersebut. Selanjutnya, proses disposisi bisa dilakukan pada aplikasi dan pimpinan dapat mengetahu posisi surat sampai dengan tindak lanjut dari surat tersebut.

Aplikasi Persuratan Digital

Alur Sistem Surat Keluar

Surat Keluar

Staf mengajukan konsep yang akan diparaf/koreksi oleh pejabat/pimpinan/atasan. Apabila surat telah disetujui, maka akan diajukan kepada pejabat penandatangan untuk meminta tanda tangan atas surat tersebut. Surat yang yang telah ditandatangi, dikirimkan ke pejabat diatasnya untuk meminta tanda tangan atasannya tersebut, kemudian setelah disetujui oleh pimpinan tertinggi, surat diserahkan ke Tata Usaha untuk diberikan Nomor Surat Keluar, discan dan dikirimkan ke tujuan surat.

Pada aplikasi E-Surat, proses mekanisme permohonan petunjuk, koreksi dan tindak lanjut, tanda tangan dapat dilakukan secara elektronik/online.

e-office

Fitur Aplikasi E-Surat

Beberapa Modul Aplikasi E-Surat Integra Indonesia

  • Pengaturan Data Pegawai

  • Pengaturan Jabatan/Golongan

  • Pengaturan Struktur Organisasi
  • Pengaturan Kategori dan Sifat Surat

  • Penomoran Surat Otomatis

  • Surat Masuk

  • Surat Keluar

  • Disposisi Surat

  • Timeline Perjalanan Disposisi

  • Tutup/Pengembalian Disposisi

  • Pencarian Surat
  • Agenda Pimpinan & Staff
  • E-Filling (Pengarsipan Digital)
  • Dashboard Executive
  • Laporan
  • Pengumuman
  • Forum Diskusi
  • Email Notifikasi
  • WhatsApp Notifications
  • API integrasi ke sistem lain
  • Bisa dikembangkan tanda tangan digital
e-office

Keunggulan E-Surat

Keunggulan Aplikasi E-Surat Integra Indonesia

Pengelolaan Surat

Memudahkan dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

Tracking Disposisi Surat

Memudahkan dalam proses monitoring dan tracking disposisi surat.

Penomoran Surat Dinamis

Memudahakan dalam pembuatan Nomer Surat secara otomatis dan dinamis.

Pencarian Surat

Kemudahan dalam pencarian surat.

Hemat

Menghembat biaya operasional kurir dan cetak kertas.

Mobile App

Dapat diakses melalui Android App (E-Surat Mobile Apps).

Integrasi

Dapat diintegrasikan dengan sistem yang lain.

Kustomisasi

Dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan & proses bisnis user.

Google Calender

Terintegrasi dengan Google Calendar.

Arsip

Memudahkan dalam pengarsipan dokumen.

Notifikasi WhatsApp

Notifikasi yang interaktif melalui WhatsApp.

Sertifikasi Elektronik *

Bisa Integrasi dengan Layanan Sertifikasi Elektronik untuk kebutuhan tanda tangan digital.

Hubungi Integra Indonesia segera.

Konsultasikan kebutuhan software anda pada tim konsultan kami yang sudah berpengalaman.

Chat Sekarang!
(0274) 5304851

Kunjungi Kantor Kami

Cokro Square Kav. K, Jl. HOS. Cokroaminoto 124 Yogyakarta

Lokasi

Permintaan Demo Produk

Hubungi atau Kirim Email ke Tim Marketing Integra Indonesia

Kirim Email