Sistem Manajemen Perkantoran dan Persuratan Elektronik2024-09-09T09:53:32+07:00
Ikuti jejak mereka mempercayakan solusi teknologi untuk pengembangan bisnis bersama Integra Indonesia

Apa itu Aplikasi E-Office?

Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta internet telah menjadi alat kekuatan untuk memikirkan kembali sistem pemerintahan dengan model yang baru. Teknologi Informasi dan Internet mendorong transformasi dan paradigma birokrasi tradisional (yang menekankan kepada standarisasi, rutinitas, spesialisasi, fokus internal dan kewenangan), menuju paradigma e-government (yang menekankan kepada membangun jaringan yang terkoordinasi, kerjasama eksternal dan orientasi pelayanan kepada customer/masyarakat sebagai fokusnya). Oleh karena itu TI menjadi salah satu elemen utama dalam memperbaiki sistem managerial pemerintahan.

Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah. Teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung tugas pokok dan fungsi belum dimanfaatkan secara maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menjunjang administrasi perkantoran.

Aplikasi Persuratan Elektronik Integra

Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah pusat dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi pemerintah. Dengan mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi, penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance). Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronik di lingkungan instansi pemerintah untuk mendukung program sistem pemerintahan berbasis elektronik – SPBE.

Dengan adanya aplikasi E-Office integra, instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien.

Layanan Aplikasi E-Office Integra

Berbagai Layanan sub Aplikasi E-Office Integra Indonesia yang dapat di implementasikan sesuai kebutuhan Anda.

e-Surat

Sistem pengelolaan persuratan elektronik.

e-Presensi

Sistem presensi digital pegawai.

e-HRIS

Sistem menajemen HRD & Kepegawaian.

e-Kinerja

Sistem penilaian kinerja pegawai.

e-Cuti

Sistem pengelolaan cuti pegawai.

e-Lembur

Sistem pengelolaan lembur pegawai.

e-SPPD

Sistem pengelolaan perjalanan dinas.

e-BukuTamu

Sistem pendataan pengunjung.

e-Room

Sistem pengelolaan & reservasi ruangan.

e-Agenda

Sistem pengelolaan agenda.

e-Arsip

Sistem pengarsipan surat & dokumen.

e-Rent

Sistem reservasi kendaraan dinas.

e-Barang

Sistem pengelolaan & reservasi barang.

e-HelpDesk

Sistem layanan bantuan.

e-Dokumen

Sistem pengelolaan dokumen.

e-Aset

Sistem pengelolaan aset & inventaris.

Kustomisasi

Penyesuaian modul e-office sesuai dengan identitas, value dan budaya kerja di instansi/perusahaan anda.

Fitur Agenda Aplikasi E-Office
Fitur E-Filling Aplikasi E-Office

Maksud & Tujuan

Sistem E-Office ini dimaksudkan untuk memfasilitasi instansi dan perkantoran dalam pengelolaan dokumen surat menyurat dan aktivitas perkantoran secara online.

  • Memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara elektronik.

  • Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat menyurat dan pelayanan publik.

  • Mempercepat pengelolaan Tata Naskah Dinas secara Elektronik.

  • Mewujudkan birokrasi modern yang efektif dan efisien di Instansi Pemerintah.

Adapun tujuan penerapan sistem E-Office di instansi dan perkantoran adalah untuk :

  • Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.

  • Menghindari terjadinya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas.

  • Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum.

  • Terciptanya birokrasi modern yang efektif dan efisien di intansi pemerintah daerah / SKPD.

Lakukan disposisi & tanda tangan surat secara digital darimana saja dan kapan saja!

Gunakan e-office integra untuk mendapatkan kemudahan dalam mengelola urusan persuratan & administrasi perkantoran anda.

e-office integra

Modul E-Office Persuratan (E-Surat)

Alur Sistem Surat Masuk

Surat Masuk & Disposisi

Surat yang masuk ke instansi diterima oleh bagian Tata Usaha / agendaris. Kemudian oleh petugas tata usaha data dari surat tersebut dientrikan ke dalam aplikasi e-office dan di scan untuk mengarsipkan surat secara digital pada aplikasi. Selanjutnya surat siap untuk di distribusikan / di disposisi secara elektronik kepada penerima surat.

Penerima surat akan membaca data surat masuk melalui aplikasi, dan membaca file digital dari surat tersebut. Selanjutnya, proses disposisi bisa dilakukan pada aplikasi dan pimpinan dapat mengetahu posisi surat sampai dengan tindak lanjut dari surat tersebut.

Aplikasi Persuratan Digital

Alur Sistem Surat Keluar

Surat Keluar

Staf mengajukan konsep yang akan diparaf/koreksi oleh pejabat/pimpinan/atasan. Apabila surat telah disetujui, maka akan diajukan kepada pejabat penandatangan untuk meminta tanda tangan atas surat tersebut. Surat yang yang telah ditandatangi, dikirimkan ke pejabat diatasnya untuk meminta tanda tangan atasannya tersebut, kemudian setelah disetujui oleh pimpinan tertinggi, surat diserahkan ke Tata Usaha untuk diberikan Nomor Surat Keluar, discan dan dikirimkan ke tujuan surat.

Pada aplikasi E-Office, proses mekanisme permohonan petunjuk, koreksi dan tindak lanjut, tanda tangan dapat dilakukan secara elektronik/online.

e-office

Fitur Aplikasi E-Office

Beberapa Modul Aplikasi E-Office Integra Indonesia

  • Pengelolaan Data Pegawai
  • Pengaturan Jabatan/Golongan

  • Pengaturan Struktur Organisasi
  • Pengaturan Kategori Surat
  • Penomoran Surat Otomatis

  • Surat Masuk dan Surat Keluar
  • Disposisi Surat

  • Timeline Perjalanan Disposisi

  • Tutup/Pengembalian Disposisi

Aplikasi iOfis Integra
e-office
  • Pencarian Surat
  • Agenda Pimpinan & Staff
  • E-Filling (Pengarsipan Digital)
  • Dashboard Executive
  • Laporan
  • Pengumuman
  • Forum Diskusi
  • Email Notifikasi
  • WhatsApp Notifikasi
  • Push Notifikasi
  • API integrasi ke sistem lain
  • Reminder Google Calender
  • Pengelolaan Lembur Karyawan
  • Pengajuan Reservasi Ruangan
  • Pengelolaan SPPD (Perjalanan Dinas)
  • Pengajuan Cuti Karyawan
  • Pengelolaan Presensi Karyawan
  • Pengelolaan Aset dan Inventaris
  • Pengelolaan Dokumen Administrasi
  • Pengelolaan Buku Tamu
  • Pengelolaan Peminjaman Kendaraan
  • Tanda Tangan Digital*
  • Sertifikat Digital*
Aplikasi iOfis Integra

Keunggulan E-Office

Keunggulan Aplikasi E-Office Integra Indonesia

Pengelolaan Surat

Memudahkan dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

Tracking Disposisi Surat

Memudahkan dalam proses monitoring dan tracking disposisi surat.

Penomoran Surat Dinamis

Memudahakan dalam pembuatan Nomer Surat secara otomatis dan dinamis.

Sertifikat Elektronik *

Bisa diintegrasikan dengan layanan sertifikasi elektronik untuk kebutuhan tanda tangan digital – tanda tangan elektronik (TTE) surat dan dokumen dengan berbagai penyedia layanan sertifikat elektronik. Melalui penerapan tanda tangan elektronik (TTE) yang tersertifikasi, dapat menjadi solusi dalam pemenuhan legalitas dokumen di era digital.

Pencarian Surat

Kemudahan dalam pencarian surat.

Hemat

Menghembat biaya operasional kurir dan cetak kertas.

Mobile App

Dapat diakses melalui Android App (E-Office Mobile Apps).

Integrasi

Dapat diintegrasikan dengan sistem yang lain.

Kustomisasi

Dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan & proses bisnis user.

Google Calender

Terintegrasi dengan Google Calendar.

Arsip

Memudahkan dalam pengarsipan dokumen.

Notifikasi WhatsApp

Notifikasi yang interaktif melalui WhatsApp.

Single Sign On

Satu login untuk berbagai aplikasi yang sudah berjalan.

Semakin mudah mengajukan permohonan izin dan cuti dengan aplikasi e-office!

Aplikasi E-Office Integra Fitur Izin Cuti

Hubungi Integra Indonesia segera.

Konsultasikan kebutuhan software anda pada tim konsultan kami yang sudah berpengalaman.

Kunjungi Kantor Kami

Cokro Square Kav. K, Jl. HOS. Cokroaminoto 124 Yogyakarta

Permintaan Demo Produk

Hubungi atau Kirim Email ke Tim Marketing Integra Indonesia

Aplikasi e-office Integra