Bingung Menghadapi PPKM Kantor Anda? Mulai Gunakan Aplikasi e-Office Integra

Perkembangan dan kemajuan teknologi komunikasi dan informasi memudahkan pengelolaan surat-menyurat dengan menggunakan E-Office Integra. Dengan begitu, Anda tidak usah merasa bingung menghadapi PPKM di kantor karena bisa bekerja dari rumah atau work from home. Pekerjaan pun menjadi lebih mudah dengan adanya aplikasi e-office, berikut penjelasannya :

Apa Itu E-Office?

Sudah saatnya memikirkan sistem pemerintahan dengan model baru. Model tersebut menggunakan kekuatan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta internet sebagai alatnya. Apalagi di saat PPKM seperti ini.

Kecanggihan teknologi internet merubah transformasi serta pradigma birokrasi tradisional menjadi e-government. Sistem pemerintahan tradisional yang menekankan pada standarisasi, fokus internal, rutinitas, spesialisasi, dan kewenangan.

E-government merupakan sistem pemerintahan yang menitikberatkan pembangunan jaringan yang terkoordinasi, kerjasama eksternal, dan orientasi pelayanan untuk customer atau masyarakat yang menjadi fokusnya. Maka dari itu, salah satu elemen utama untuk memperbaiki sistem manajerial dalam pemerintahan maupun bisnis adalah dengan optimasi pemanfaatan Teknologi Informasi.

Maksud dan Tujuan E-Office

Sebagai media untuk mengelola surat menyurat, aktivitas perkantoran, serta surat menyurat menggunakan elektronik dan internet untuk instansi pemerintah, swasta, lembaga, dan berbagai jenis organisasi. Dengan begitu, proses surat menyurat dalam suasana PPKM menjadi lebih mudah dan praktis karena :

• Surat masuk dan keluar lebih mudah mengelolanya
• Efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat menyurat dan pelayanan publik jadi lebih meningkat
• Pengelolaan Tata Naskah Dinas secara Elektronik menjadi lebih cepat

Sedangkan tujuan diterapkannya sistem E-Office pada instansi Pemerintah Daerah dan Pusat adalah :

• Untuk mencapai efektifitas serta efisiensi dalam penyelenggaraan tata naskah dinas
• Penyelenggaraan tata nskah dinas terhindar dari tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan
• Pengelolaan tata naskah antara dinas dengan unsur lainnya lebih terpadu dalam lingkup administrasi yang bersifat umum
• Terciptanya sebuah birokrasi modern yang efektif serta efisien di instansi Pemerintah Daerah atau SKPD

Alur Sistem Surat Masuk

Bila ada surat masuk ke instansi maka akan diterima oleh agendaris atau Tata Usaha. Lalu petugas Tata Usaha mengentrikan data dari surat tersebut ke dalam aplikasi E-Office Integra.

Selanjutnya, surat discan untuk pengarsipan surat secara digital melalui aplikasi. Surat pun siap didisposisikan atau didistribusikan secara elektronik  pada penerima surat.

Alur Sistem Surat Ke Luar

Staff akan mengajukan konsep yang akan diparaf atau dikoreksi oleh pejabat, pimpinan, atau atasan. Bila surat sudah disetujui, kemudian diajukan pada pejabat penandatanganan agar ditandatangan.

Surat yang telah ditandatangani kemudian dikirim pada pejabat di atasnya untuk ditandatangan. Lalu setelah surat disetujui oleh pimpinan tertinggi maka akan diserahkan pada Tata Usaha untuk pemberian Nomor Surat Keluar.

Surat dipindai dan dikirim ke tujuan surat. Adanya e-office memungkinkan proses mekanisme permohonan, penunjuk, koreksi, dan tindak lanjut tandatangan  dikerjakan secara online.

Fitur Aplikasi E-Office

E-Office Integra Indonesia ini punya fitur pendukung dan modul aplikasi untuk memudahkan Anda dalam memakainya yakni :

• Pengaturan data pegawai
• Pengaturan jabatan atau golongan
• Pengaturan struktur organisasi
• Pengaturan kategori dan sifat surat
• Penomoran surat secara otomatis
• Pengaturan surat masuk
• Pengaturan surat keluar
• Disposisi surat
• Timeline perjalanan disposisi
• Tutup atau pengembalian disposisi
• Pengaturan pencarian surat
• Agenda pimpinan dan staff
• E-filling atau pengarsipan digital
• Dilengkapi dashbord executive
• Laporan
• Pengumuman
• Forum Diskusi
• Notifikasi Email
• WhatsApp Notifications
• API integrasi ke sistem lain

Keunggulan Aplikasi E-Office

E-Office Integra Indonesia ini mempunyai banyak keunggulan terlebih di masa PPKM yakni :

• Mudah dalam mengelola surat masuk dan keluar
• Mudah dalam monitoring dan tracking disposisi surat
• Mudah dalam membuat nomor surat yang otomatis dan dinamis
• Kemudahan dalam pencarian surat
• Hemat dalam biaya operasional kurir dan cetak kertas
• Bisa diakses melalui Android App dan iOS (E-Office)
• Bisa diintegrasikan dengan sistem lain
• Bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan dan proses bisnis user
• Sudah terintegrssi dengan Google Calendar
• Mudah dalam pengarsipan dokumen
• Adanya notifikasi interaktif melalui WhatsApp
• Dapat integrasi dengaan layanan Sertifikasi Elektronik untuk keperluan tanda tangan digital

Untuk informasi lebih lanjut Anda dapat menghubungi alamat Cokro Square Kav K. Jl. HOS Cokroaminoto No. 124, Tegalrejo, Yogyakarta, Indonesia. Anda juga dapat menghubungi (0274) 5304851, WhatsApp 0812-2790-1212, dan email info@integraindonesia.co.id. Selamat bergabung dengan E-Office Integra Indonesia agar kinerja tetap meningkat di masa PPKM.