Istilah disposisi surat sering terdenggar dalam aktivitas administrasi perkantoran. Dalam pengertiannya disposisi surat merupakan tanggapan atau intruksi yang diberikan oleh atasan kepada bawahannya untuk segera di tindak lanjuti. Dalam sebuah alur disposisi surat menyurat diawali dengan adanya surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Surat-surat ini biasanya berisi tugas atau kegiatan yang harus segera di tindak lanjuti. Kemudian atasan akan memberikan intruksi kepada bawahan untuk melakukan tindak lanjutnya.

Dalam aktivitas disposisi surat sering terjadi permasalahan terutama jika dilakukan secara manual. Seperti keterlambatan dalam tindak lanjut, ketidakhuaan posisi diposisi, dan permasalahan lainnya yang menghambat kinerja perusahaan. Jadi tracking posisi disposisi merupakan hal yang sangat penting. Mengingat tujuan dari disposisi yakni supaya staff atau pegawai dapat segera bertindak sesuai dengan intruksi dari atasan. Nah, jika Anda masih kesulitan dalam melacak status disposisi surat, ulasan artikel berikut akan sangat berguna bagi Anda.

Solusi jitu mengatasi susahnya tracking disposisi surat

Seharusnya permasalahan dalam aktivitas disposisi surat tidak boleh lagi terjadi. Apalagi dalam instansi pemerintahan atau perusahaan. Dewasa ini kemajuan teknologi semakin maju seiring dengan berkembangnya zaman. Jika dulu masih menggunakan cara konvensional yang mana sekretaris harus mondar mandir ke kantor atasan, kini dengan bantuan IT semua akan jadi mudah.

Mungkin tidak masalah jika masih melakukan aktivitas disposisi dengan manual atau konvensional jika perusahaan masih kecil. Namun, apa jadinya jika dalam suatu perusahaan besar bahkan pemerintah yang masih melakukannya dengan konvensional. Bayangakan betapa rumitnya tugas seketaris. Belum lagi ada surat yang tidak sengaja terselip dan terlambat membaca atau parahnya lagi malah surat hilang. Akhirnya akan berdampak pada kinerja dari perusahaan itu sendiri.

Nah, solusi untuk mengatasi kesulitan dalam melacak status diposisi surat yakni dengan memanfaatkan IT. Digitalisasi dalam melakukan tracking disposisi surat akan mengatasi berbagai hal persoalan dalam aktivitas surat-menyurat. Semua database dapat tersimpan rapi serta dapat di akses kapanpun dan dimanapun. Selain itu, aktivitas disposisi juga dapat dilakukan meskipun atasan sedang bertugas di luar kantor. Tentunya, hal ini akan meminimalisir adanya keterlambatan tindak lanjut oleh staff.

Selain kemudahan dalam sistemnya, disposisi surat secara online ini dapat memberi berbagai kemudahan dalam tracking disposisi serta kemudahan bagi penggunanya. Misalnya admin tidak lagi harus merekap surat masuk, surat keluar serta disposisi surat secara manual. Hal ini dikarenakan tracking disposisi surat yang dilakukan secara digital otomatis akan menyimpan database dalam komputer. Sehingga, meski ada kesalahan akan segera dapat dibenahi sedini mngkin.

E-office solusi cerdas dalam mentracking disposisi surat

Dari pembahasan di atas menunjukkan bahwa melacak status disposisi surat sangatlah penting dan bersifat segera. Jadi, harus dilakukan dengan teliti guna meminimalisir adanya kesalahan. Untuk memudahkan mentracking disposisi surat, ada yang namanya e-office. Produk digital yang memiliki segudang manfaat untuk membantu urusan administrasi di perusahaan atau pemerintah

E-office merupakan aplikasi yang menujang tugas pokok dan fungi dalam hal administrasi perusahaan supaya lebih efisien. Ada kemudahan-kemudahan yang akan di dapatkan dengan memanfaatkan e-office ini. seperti memudahkan pengelolaan secara elektronik surat masuk dan keluar, meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam hal administrasi, mempercepat efisinsi tata naskah dinas, serta membuat tatanan perusahaan atau birokrasi menjadi lebih modern.

Berikut alur surat masuk, disposisi, serta surat keluar dengan menggunakan sistem elektronik. Ketika surat masuk akan langsung di terima oleh bagian tata usaha. Kemudian akan di entri ke e-office serta di scan untuk pengarsipan surat secara digital. Setelah itu, surat elektronik tersebut di distribusikan atau disposisikan kepada yang bersangkutan. Penerima surat dapat langsung membaca surat melalui aplikasi. Aktivitas disposisi juga dapat dilakukan melalui aplikasi tersebut. Sehingga, atasan dapat mengetahui posisi disposisi surat hingga tindak lanjut dari surat tersebut. Untuk surat keluar, setelah prosedur dilakukan surat di serahkan kepada pihak tata usaha untuk diberikan nomor surat keluar dan di scan serta langsung dikirimkan ke penerima.

Jadi sudah ketemu solusinya? Gunakan aplikasi persuratan elektronik saja dari Integra Indonesia. Dijamin kesulitan dalam memonitoring status disposisi surat akan teratasi.

Nah, itulah ulasan mengenai solusi untuk mengatasi permasalahan dalam melacak status disposisi surat. Dengan informasi diatas, tracking posisi disposisi secara elektronik perlu dilakukan guna mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan dan mempercepat tindak lanjut dari para staff. E-office integra hadir guna memudahkan perusahaan atau pemerintahan dalam hal administrasi. Semoga bermanfaat.

Berita Lainnya